列印大量標籤紙

又快到了樹木學交標本的季節,製作大量的標籤紙惹得人心煩,以前偷吃步的方法是拿A4大小,裁好的貼紙,去記中拜託大哥幫忙印出來,缺點在於我還是一張張的打上標籤,而且還會錯位(目測的問題)

我不想再一張張打上鑑定者,地點等等煩人的資訊,甚至還不想排版!!!

綜合了數值模擬,資料庫管理等課程,我認為我可以寫出一個程式
讓Word可以讀取Acess資料庫的數據,然後利用標籤的功能印出來
如果你完全聽不懂,這裡有圖文版的以參考!!

所以首先你必須具備有基本資料庫管理的能力(primary key,data redundancy等概念),(其實沒有什麼,我推薦去修生工系的資料庫管理,會基礎程式設計的應該都會懂)
然後你就可以開始設計你的標籤紙了

第一大部:資料庫(如果你不會,請跳到最後一段)
這點就像寫電話簿一樣,開啟Acess(不要告訴我你沒灌,我更不想聽到你說這是啥)
建立主資料表單,基本的pk,植物編號,採集者編號,採集時間地點等等先建立好(我建議欄位用英文)
建立副資料表,剛剛採集者編號在這裡轉成中文名稱,紀錄時就只要打代號即可,利用fk做連結
我基本上建立了三個表,一個主資料,一個人員表單,一個出遊紀錄(因為採植物的時間和地點是綁在一起的),這樣其實就很完美了

最後建立查詢,將你要的屬性列出來(別列出人員編號,要列出人員名稱喔)
然後最重要的來了,把查詢與word合併,在2010版的先開啟查詢-外部資料-與word合併
然後連結到你要的word文件

第二小部:實體貼紙
先想好你要怎麼印出來(哪裡的印表機,可否自備紙張?),然後去文具店買裁好貼紙回來!!
一張A4已經裁成12分左右差不多,然後量好貼紙的上下邊界
(我打這篇文章時還沒去買,等確定好再補上)

第三大部:排版編輯
第一步末端時,有個WORD文件已經被開啟了,這是個標籤的編輯頁,系統可能已經到了第三步,讓我們先退回第一步


選擇標籤,下一步


變更文件版面配置,標籤選項
依照你買的標籤紙設定一個好的大小,否則我推薦用歐洲規格
把A4裁成12份的尺寸:橫向2個,縱向6個,高4.9,寬10.4,垂直點數,水平點數同樣,上邊界0,側邊界0
(這是我買的貼紙,你的可能不一樣)按確定,會跑出一個乾淨的頁面,已經設定好了


使用目前文件,下一步

使用現有清單,下一步(就是剛剛讀進來的資料庫)

然後開始畫你要的表格,畫好之後,如果你要某個欄位是植物名稱,就點右邊的其他項目,插入你資料庫的屬性,他會跑出代碼,依此類推來編輯

注意,一張A4只要畫左上角一個表格好就可以了,別畫12個表格啊!!

好了之後點更新所有標籤,就會列出12個了,非常有成就感

下一步,預覽標籤
這時應該可以看到非常漂亮的標籤表了,檢查一下有沒有錯誤,準備輸出

下一步,完成合併
這裡直接列印成PDF,或者存檔成PDF都還不錯

然後拿去跪記中的工讀大哥,請他幫你印吧= =
誰能幫我印標籤紙啊!!!!






另外,如果你不會使用Acess還有其他方式可以參考
http://support.microsoft.com/kb/318115/zh-tw#3
我是從這裡看到的,有興趣的可以再閱讀一下
例如txt檔用逗號分隔,或者excel列出的表格,我都成功讀取了
但我還是推薦學一下資料庫比較實用喔